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SOLFIA > Quels outils pour bien preparer sa demande de financement ? > Les documents comptables d’une association

Production et contrôle des documents comptables

(du 4/03/2011)
La comptabilité est votre premier outil de gestion. Ses opérations doivent être appuyées de documents (factures, fiches de salaires, notes de frais, notifications de subventions…) qui seront traduits et enregistrés dans votre comptabilité.

La comptabilité est la source maîtresse des informations permettant de suivre votre activité, d’alimenter des outils de pilotage, de communiquer des informations financières sûres auprès de ses membres ou partenaires, et de préparer les demandes de financement.
Par exemple, la tenue correcte et en temps réel de votre comptabilité vous est nécessaire pour réaliser de façon fiable :

- Les état financiers annuels
- le compte de résultat prévisionnel (souvent appelé budget prévisionnel)
- le suivi des réalisations par rapport aux prévisions
- les comptes de résultats par activité ou action
- le suivi du plan de trésorerie
- le montage de dossier d’investissement

Les obligations comptables des associations

Il n’existe pas d’obligation générale de tenue de comptabilité pour les associations. Seul le franchissement de certains seuils d’aides publiques ou, pour les associations exerçant une activité économique, de chiffres d’affaires ou de nombre de salariés, entraîne une obligation légale.

Téléchargez la liste des obligations comptables des associations percevant des aides publiques (PDF joint).

- Toutefois, toute association, quelles que soient ses activités ou sa taille, est susceptible d’être contrôlée par l’administration fiscale ou l’Urssaf. A ce titre, elle est tenue de conserver et de produire la justification des mouvements financiers des trois années précédentes et donc de tenir une comptabilité même élémentaire.

- Si elle perçoit une aide publique, si minime soit-elle, l’organisme qui la lui verse et la chambre régionale des comptes sont susceptibles d’en contrôler l’utilisation, ce qui entraîne ici encore l’obligation d’une comptabilité minimale. L’obligation de produire un bilan et un compte de résultat suggère de se conformer au plan comptable associatif.

- Enfin, certaines activités, notamment celles qui nécessitent un agrément des pouvoirs publics, les associations reconnues d’utilité publique ou les organismes de formation, entraînent des obligations comptables particulières. Les autorités de tutelle en fournissent le détail.

Le rôle d’un expert-comptable

Toute association à la possibilité de répondre en interne à l’obligation de tenue d’une comptabilité ou de confier cette tâche à un expert-comptable totalement ou partiellement.
La relation entre un expert-comptable et une association se matérialise au travers d’une lettre de mission qui définit les obligations réciproques des parties. L’expert-comptable s’engage à réaliser des prestations définies moyennant un prix convenu.
Par exemple votre expert-comptable peut vous proposer :

- la tenue complète de votre comptabilité

- la révision de votre comptabilité si vous la tenez en interne

- l’élaboration des états financiers de votre association (bilan, compte de résultat et annexes)

- l’appui technique à la réalisation d’outils prévisionnels ou de pilotage

- l’établissement des bulletins de salaire et des déclarations afférentes

- des conseils en matière d’organisation administratives

L’expert comptable délivre en fin de mission une attestation assurant aux tiers que les comptes sont cohérents et respectent les règles de présentation. Il ne s’agit que d’une attestation portant sur la forme et non sur le fonds des documents comptables. Elle ne correspond pas à une certification des comptes qui, elle, est délivrée par un commissaire aux comptes.

Le rôle du commissaire aux comptes

Ce professionnel, inscrit sur les listes de la Cour d’Appel de votre région, a pour mission de contrôler la réalité et la qualité des comptes d’une structure. Il ne participe en aucun cas à la production des comptes pour ne pas être juge et partie.
Le commissaire aux comptes et son suppléant sont choisis par l’association et nommés en assemblée générale pour une durée de 6 ans.
Le rôle du Commissaire aux Comptes consiste :

- à vérifier la matérialité des opérations traduites en comptabilité (contrôle des pièces comptables, vérification si les dépenses sont conformes à l’objet de l’association, contrôle de l’utilisation des fonds publics,…..)

- à alerter le conseil d’administration et/ou le tribunal compétent en cas de difficultés financières graves

- à révéler au procureur de la République les opérations illégales.
A l’issue de sa mission, il rend une série de rapport dont le rapport général qui doit souvent être joint aux demandes de financement. En effet, la certification des comptes par un commissaire aux comptes assure aux partenaires un degré élevé de fiabilité des documents comptables. Une certification sans réserve des comptes est un atout important dans une demande de financement et doit y figurer en bonne place.

 
 
 
 
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